Как вести журнал

1. Заведите позиции до первого прихода

Позиция — это то, что вы считаете штуками, килограммами или метрами. Единица измерения задаётся один раз и потом не меняется: смена единицы у позиции с историей ломает все прошлые движения.

2. Приход всегда с документом

Номер накладной или внутреннего акта — обязателен. Без него через полгода невозможно понять, откуда взялась партия, и инвентаризация превращается в гадание.

3. Партии — только там, где они нужны

Если у товара нет срока годности и вам не важно, из какой поставки ушла единица, не заводите партии. Они удваивают количество строк и ничего не дают.

Обратное тоже верно: если сроки годности есть, партии обязательны с самого начала. Разделить общий остаток на партии задним числом уже не выйдет.

4. Инвентаризация раз в квартал

  1. Заморозьте движения на время пересчёта
  2. Внесите фактические количества
  3. Просмотрите акт расхождений — журнал покажет, где и на сколько разошлось
  4. Подтвердите акт: остатки выровняются, а расхождения останутся в истории

Расхождения не стираются никогда. Если из квартала в квартал минусует одна и та же позиция, дело обычно не в учёте.

5. Резервные копии

База — один файл. Копируйте его перед каждой инвентаризацией и держите хотя бы три последних копии.